ÇALIŞMA BELGESİ DÜZENLENMESİ ZORUNLU MUDUR?
Çalışma belgesi; işten ayrılan işçiye yaptığı işin türünü ve süresini gösteren, verilmemesi veya hatalı düzenlenmesi halinde işverene tazminat ve idari para cezası yükümlülüğü doğuran bir belgedir.
4857 sayılı İş Kanunu’nun 28’inci maddesinde; “İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir. Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir. Bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır.” Şeklinde düzenlenmiştir.
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun 426’ncı maddesinde; “İşveren, işçinin isteği üzerine her zaman, işin türünü ve süresini içeren bir hizmet belgesi vermekle yükümlüdür. İşçinin açıkça istemde bulunması hâlinde, hizmet belgesinde onun iş görmedeki becerisi ile tutum ve davranışları da belirtilir. Hizmet belgesinin zamanında verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veya işçiyi işe alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir.” düzenlenmiştir.
Yani iş ilişkisinin sona ermesi halinde, işten ayrılan işçiye yaptığı işin niteliğini ve çalışma süresini gösteren çalışma belgesinin düzenlenerek verilmesi işverenlerin yükümlülüklerindendir
ÇALIŞMA BELGESİNİN İÇERİĞİNDE HANGİ BİLGİLER YER ALIR?
Çalışma belgesinin şekline ilişkin kanunlarda herhangi bir şart öngörülmemiştir. Ancak çalışma belgesinin işlevi ve müstakbel işverene takdim edilecek olması nedeniyle yazılı şekilde düzenlenmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
Standart bir belgede işçinin kimlik bilgileri, unvanı, işe başlama ve bitiş tarihleri ve yapılan işin türü yer alır. İşçinin talebi halinde beceri ve tutum davranışlar da eklenebilir.
Çalışma belgesinde eski işyerinin unvanı, işçinin kimlik bilgileri, işe giriş ve çıkış tarihleri, çalıştığı bölüm, görev ve unvan ile kıdem süresi gibi bilgilere yer verilmelidir.
Çalışma belgesi iş ilişkisinin sonunda her işçiye, fesih nedenine bakılmadan verilmelidir. İş sözleşmesi işçi veya işveren tarafından haklı nedenle, geçerli nedenle veya istifa ile sona erse dahi her durumda çalışma belgesi düzenlenmeli ve işçiye verilmelidir.
Düzenlenen çalışma belgesinin bir örneğinin işçinin özlük dosyasında saklanmasına da özen gösterilmelidir. Bu durum, işverenin ispat yükümlülüğü açısından önem taşımaktadır. Olası bir uyuşmazlıkta belgenin ibraz edilmesi gerekliliği gündeme gelebilecektir.
ÇALIŞMA BELGESİ VERMEMENİN YAPTIRIMI VAR MIDIR?
İşten ayrılan işçiye çalışma belgesi vermemek ya da belgeye gerçeğe aykırı bilgi yazılması hallerinde ise İş Kanunu'nun 99/1-d maddesi uyarınca idari para cezası gündeme gelecektir. 2026 yılında çalışma belgesi verilmeyen her bir işçi için 2.531 TL idari para cezası uygulanacaktır.
Bu nedenle belgenin eksiksiz hazırlanması ve bir örneğinin işçinin özlük dosyasında saklanması gerekmektedir.
KİMLER ÇALIŞMA BELGESİ TALEP EDEBİLİR?
Çalışma belgesini talep hakkı kural olarak işçilere tanınmıştır. Ancak bu haktan stajyer, çırak gibi işçi benzeri kişilerin de faydalanması konusunda bir sakınca yoktur.
ÇALIŞMA BELGESİ DÜZENLEMEK KVKK İHLALİ MİDİR?
Kişisel verilerin işlenebilmesi için kural olarak ilgili kişinin açık rızasının alınması gerekir. Ancak 6698 sayılı KVKK 5nci maddesi uyarınca, kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Verilerin işlenebilmesi için KVKK 6’ncı maddesi uyarınca işçinin açık rızasının alınması gerekir. İşverenin çalışma belgesi düzenleme borcu İş Kanunu m. 28 ve TBK m. 426 gereği kanundan kaynaklanmaktadır. Bu nedenle konuya ilişkin işçiden açık rıza almanın gereği kalmamaktadır. Hatta işçi tarafından çalışma belgesinin talep edilmiş olması, işçinin açık rızasının eylemli görünümü olarak yorumlanabilir.
Ayrıca belgenin işlevi dikkate alınarak, işlenen verilerin ölçülülük ilkesine uygun olması gerekir.
Sonuç olarak; çalışma belgesi verilmesi, iş ilişkisinin sona ermesiyle birlikte işveren açısından doğan asli yükümlülüklerden biridir.
Söz konusu yükümlülük, fesih nedeninden bağımsızdır ve her işçi için geçerlidir.
Belgenin zamanında ve doğru içerikle düzenlenmesi, işçinin mesleki geçmişinin belgelenmesi ve yeni iş ilişkilerinde kullanılabilmesi açısından önem taşımaktadır...
