KEP İLE İLGİLİ TÜM DETAYLAR
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemine ilişkin mevzuat ve Ticaret Kanunu hükümleri, elektronik iletilerin hukuki geçerliliğine dair altyapı sunmaktadır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Çalışma Genel Müdürlüğü’nün 13.11.2017 tarihli resmi görüş yazısında, İş Kanunu’nun 37nci maddesindeki ücret pusulası verme yükümlülüğünün Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında bir sistem kurularak elektronik ortamda yapılması halinde yerine getirilmiş sayılacağı belirtilmiştir. Bordronun yazılı olarak hazırlanması ve işveren tarafından imzalanarak veya şirket kaşesiyle çalışana verilmesi esastır. Elektronik ortamda bordro kavramı doğrudan düzenlenmemiş olsa da, hukuken yasaklanmış da değildir. İş Kanununun 109ncu maddesi işçiye yapılacak bildirimlerin yazılı olarak ve imza karşılığı yapılmasını öngörür. Elektronik ortamda bordro uygulamasının bu şartı nasıl karşılayacağı ise tartışmalıdır.
Özel sektör işçileri için e-devlet üzerinden bordro gönderimi yaygın olmasa da, bazı şirketlerin e-devlet entegrasyonuyla çalışanların SGK bildirgeleri ve maaş bilgilerini görmesini sağladığı bilinmektedir. Özel sektörde e-devlet üzerinden bordro tebliği pratikte sınırlı ve genellikle dolaylı bir yöntemdir.
Islak imza kavramı, fiziken belgenin üzerine kişinin kendi el yazısıyla attığı imzayı ifade eder. İş hukukunda bordroların klasik olarak ıslak imza ile tebliğ edilmesi beklenir. Bordronun çalışan tarafından imzalanması, o bordronun çalışana verildiğini ve içerdiği ödemelerin kabul edildiğini gösteren bir tebellüğ ve onay niteliğindedir. Yargıtay’ın yerleşik uygulamasına göre de, işçinin imzasını taşıyan bordrolar kural olarak içeriğindeki ödeme kalemleri açısından kesin delil sayılır. Bu nedenle, bordroların çalışanlarca imzalanması özellikle işveren lehine sonuçlar doğurur.
Elektronik bordro uygulamasında ise ıslak imza almak fiilen mümkün değildir. Bordro dijital ortamda iletildiğinde çalışan belgeyi fiziken imzalamış olmamaktadır. Bu durum, imza karşılığında tebliğ şartının nasıl sağlanacağı sorununu da doğurur. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunun 5nci maddesi, “güvenli elektronik imzanın, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğuracağını” açıkça düzenlemiştir. Yani usulüne uygun oluşturulmuş güvenli elektronik imza ıslak imzanın yerine geçebilen yasal bir imzadır.
Çalışan ve işveren uygun altyapıyı kurarak, bordroları elektronik imza ile imzalarlarsa, ıslak imza zorunluluğu elektronik ortamda da karşılanmış olur. İşveren, PDF formatındaki bordroyu kendi güvenli e-imzasıyla imzalayıp KEP veya portal üzerinden çalışana gönderir, çalışan da kendisine iletilen bu bordroyu kendi e-imzasıyla onaylayarak iade ederse, ortaya çift taraflı imzalanmış bir elektronik bordro çıkar. Böyle bir belge ıslak imzalı bordroyla aynı hukuki etkiye sahiptir.
Uygulamada her çalışanın e-imza sahibi olması ve her ay bordrosunu e-imza ile onaylaması henüz yaygın bir yöntem değildir. Güvenli elektronik imza temini maliyetli ve zahmetli olabildiğinden, işverenler çoğunlukla bordroları dijital olarak gönderip işçiden ayrıca imza almamaktadır. Bu durumda, elektronik ortamda iletilen bordro imzasız bir belge olarak kalmaktadır. İş Kanunu madde 37’de aranan “işverenin imzasını veya özel işaretini taşıma” şartı işveren açısından yerine gelse bile işçinin imzası eksik kalmaktadır. Ayrıca İş Kanunu m.109’da bahsi geçen “imza karşılığı tebliğ” koşulu da tam manasıyla gerçekleşmiş olmamaktadır.
Yargıtay 9. H. D. ıslak imza konusundaki bir kararında; “Elektronik imza, ıslak imzanın istisnası olmayıp alternatifidir” şeklindedir. Bu ifade, kanunlarımızın elektronik imzayı ıslak imzaya eş bir yöntem olarak gördüğünü ortaya koyar. Sorun, uygulamada elektronik imzanın henüz yaygın olmayışı ve dolayısıyla çoğu elektronik bordronun imzasız kalmasıdır. Özetle, ıslak imza zorunluluğunun elektronik ortama etkisi, e-imza kullanılmadıkça bordroların hukuki durumunun “imzasız belge” olarak değerlendirileceği yönündedir. Güvenli e-imza kullanımı ise bu sorunu çözebilecek bir yöntemdir.
Bordroların elektronik ortamda iletilmesi tercih ediliyorsa, hem yasal yükümlülüğünü doğru şekilde ifa etmek hem de olası uyuşmazlıklara karşı bazı usullere dikkat edilmelidir:
Çalışanın Bilgilendirilmesi ve Rızası: İş sözleşmesinde belirtilmemişse ek bir muvafakat ile ücret bordrolarının elektronik ortamda gönderileceği yazılı olarak bildirilmelidir.
Güvenilir ve Kayıtlı İletim Yöntemi: KEP sistemi veya güvenli şirket portalı gibi gönderi zamanını ve içeriğini kayıt altına alan yöntemler tercih edilmelidir. Kayıtlı Elektronik Posta, göndericinin ve alıcının kimliğini doğrular, iletinin ne zaman gönderilip teslim edildiğini resmi olarak kayıt altına alır ve içeriğin değişmediğini garanti eder. Bu sayede, bordronun çalışana ulaştığı konusunda ileride ispat sorunu yaşanmaz. Eğer şirket içi özel bir portal kullanılıyorsa, çalışanın kendine özel kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapıp bordrosunu görüntüleyebildiği bir sistem kurulmalıdır. Bu sistemde her bildirimin zaman damgalı kayıtları tutulmalıdır.
İmza Mekanizması: İdeal olarak, elektronik iletilen bordronun çalışan tarafından onaylandığına dair bir mekanizma oluşturulmalıdır. KEP üzerinden gönderilen bordroyu çalışanın kendi e-imzasıyla yanıtlayıp onaylaması sağlanabilir. KEP sisteminde halihazırda alıcı onayı için otomatik bir özellik bulunmadığından işveren kendi çözümünü geliştirebilir.
Kişisel Verilerin Korunması: Elektronik ortamda bordro gönderirken, 6698 sayılı KVKK gereği çalışanların kişisel verilerinin güvenliği sağlanmalıdır. Bordrolar hassas veriler içerir; bu nedenle e-posta ile gönderilecekse mümkünse şifreli PDF olarak iletilmeli ya da KEP gibi güvenli bir kanal kullanılmalıdır. Keza, şirket portalında barındırılan bordrolar yetkisiz erişimlere karşı korunmalı, yalnız ilgili çalışan erişebilmelidir.
Tebliğ Yükümlülüğünün İspatı: İşveren, bordroyu çalışana verdiğini ispatlamakla yükümlüdür. Bu nedenle, elektronik iletimde de ispat araçları düşünülmelidir. KEP kullanıldığında BTK onaylı teslim kayıtları saklanmalıdır. KEP gönderi raporları resmi senet hükmündedir ve aksi ispatlanana kadar geçerli delildir.
Düzenlemelere Uyum: İşverenin elektronik bordro uygulaması, mevzuata aykırı olmamalıdır. Sıradan e-posta ile bildirim, Kanun 37nci maddesi anlamında tartışmalı kalabilir. En azından işveren, e-posta ile gönderim yapıyorsa, çalışan tarafından alındığına dair bir geri bildirim veya teyit almaya özen göstermelidir.
